Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że poszczególne biura rachunkowe niewiele się od siebie różnią. Jeśli nie umiesz podjąć decyzji, z pewnością pomogą ci w tym przyciągające wzrok reklamy, niskie ceny lub czasowe oferty promocyjne. Możesz też przeczytać nasze wskazówki i znaleźć biuro rachunkowe, które będzie miało wszystkie poniższe cechy.
Wieloletnie doświadczenie
Nie jesteś w stanie sprawdzić, czy dane biuro spełni twoje wymagania w dłuższym czasie, lecz w możesz zbadać jego przeszłość. Dzięki odpowiednim danym w CEIDG lub KRS sprawdzisz, od ilu lat przedsiębiorstwo funkcjonuje na rynku. Wieloletnie doświadczenie przeważnie wiąże się z owocną współpracą z różnymi klientami. Prawo podatkowe ciągle ulega zmianom, co wymaga od księgowych częstego doszkalania. Nie przepytasz pracowników, lecz możesz dowiedzieć się, jakimi certyfikatami i zaświadczenia oni dysponują.
Oferta odpowiadająca twoim potrzebom
Jeśli szukasz dobrego biura, to zapewne potrzebujesz czegoś więcej niż prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów, ewidencji ryczałtowych czy ewidencji na potrzeby podatku VAT. Zadania niezwiązane bezpośrednio z podstawową działalnością firmy zleć innemu przedsiębiorstwu w formie outsourcingu administracyjnemu. Możesz skorzystać z wirtualnego biura, które polega na tym, że na podstawie umowy najmu fizycznie używasz lokalu biura rachunkowego do spotkań z klientami, prowadzenia szkoleń, przeprowadzania rekrutacji czy indywidualnej pracy.
Dodatkowe usługi
Jest wiele czynności, które przedsiębiorca musi wykonać sam, chyba że znajdzie do tego kompetentnych pracowników. Przygotowywanie dokumentów, formularzy rejestracyjnych i zgłoszeń lub wniosków o dotacje na rozpoczęcie działalności wymaga wiedzy oraz doświadczenia, więc nie zawsze opłaca się załatwiać to samemu. W biurze rachunkowym możesz także uzyskać pomoc przy sporządzania biznesplanów i prognoz finansowych, analizowaniu finansowania przedsiębiorstwa czy przygotowywaniu wniosków kredytowych i leasingowych. Usługi księgowe mogą być poszerzone także o przygotowywanie umów i kontraktów handlowych.
Doradztwo na różnych poziomach działalności
Biuro księgowe powinno nie tylko realizować twoje wymagania, ale także udzielać fachowych konsultacji w zakresie podatków. Umowa może uwzględniać konsultacje z doradcami zawodowymi oraz innymi specjalistami:
- prawnikami,
- rekruterami pracowników,
- rekruterami grup szkoleniowych,
- tłumaczami,
- informatykami,
- notariuszami,
- BHP-owcami,
- ubezpieczycielami.
Dzięki odpowiednim specjalistom założysz, kupisz lub sprzedasz spółkę, zmienisz jej siedzibę, skład zarządu, nazwę firmy, zmodyfikujesz PKD, a także przygotujesz wnioski o dofinansowanie. Doradztwo może obejmować wiele zakresów.
Elastyczna współpraca z klientem
Bogata oferta i mnogość pracowników nie będą miały dużego znaczenia, jeśli współpraca z biurem księgowym nie będzie dla ciebie zadowalająca. Musisz ustalić, na jakich zasadach ma odbywać się przekazywanie dokumentów i jakie są inne warunki pracy danego biura z klientami. Dobre biuro rachunkowe to nie jednostka o wybranych cechach, ale przedsiębiorstwo, które spełni twoje potrzeby w ramach podpisanej umowy. Specjaliści, którzy są w stanie dopasować się do twoich wymagań, z pewnością bardziej przykują twoją uwagę niż ci, którzy mają swoje zasady i to klientom każą się do nich dostosowywać.
Ochrona danych i poufność informacji
W dobie rosnącej liczby cyberataków i kradzieży danych, ważne jest, aby biuro rachunkowe dbało o bezpieczeństwo informacji swoich klientów. Dobrze zabezpieczone systemy informatyczne oraz stosowanie odpowiednich procedur mają na celu ochronę Twoich danych przed nieuprawnionym dostępem. Warto zwrócić uwagę, czy biuro posiada certyfikaty bezpieczeństwa oraz stosuje się do obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (np. RODO). Ponadto, pracownicy biura rachunkowego powinni być zobowiązani do zachowania poufności informacji na temat Twojej firmy.
Komunikacja i dostępność
Dobry kontakt z biurem rachunkowym jest niezwykle istotny dla sprawnego funkcjonowania współpracy. Warto wybrać takie biuro, które oferuje łatwy i szybki dostęp do informacji oraz jest otwarte na komunikację z klientem. Możliwość kontaktu telefonicznego, mailowego czy za pomocą komunikatorów internetowych ułatwia bieżącą wymianę informacji oraz pozwala na szybkie rozwiązanie ewentualnych problemów. Sprawdź, czy biuro oferuje elastyczne godziny pracy oraz jakie są procedury w przypadku pilnych spraw.
Transparentność i uczciwość
Biuro rachunkowe powinno cechować się transparentnością w działaniu oraz uczciwością wobec klienta. Wszystkie koszty związane z usługami biura powinny być jasno przedstawione, bez ukrytych opłat czy dodatkowych kosztów. Dobrze jest wybrać biuro, które oferuje elastyczne warunki współpracy, np. możliwość zawarcia umowy na czas określony lub nieokreślony, a także możliwość zmiany zakresu usług w trakcie trwania umowy.
Referencje i opinie innych klientów
Opinie innych klientów mogą być pomocne w wyborze odpowiedniego biura rachunkowego. Warto sprawdzić, jakie doświadczenia mają inni przedsiębiorcy z danym biurem, jak oceniają jakość usług oraz poziom współpracy. Można poszukać opinii w internecie, na forach czy portalach branżowych, a także zapytać znajomych przedsiębiorców o ich rekomendacje.
Lokalizacja i dostępność
Chociaż wiele spraw można załatwić zdalnie, to jednak warto rozważyć wybór biura rachunkowego zlokalizowanego w pobliżu Twojej firmy. Ułatwi to przekazywanie dokumentów oraz umożliwi szybsze załatwienie spraw wymagających osobistego kontaktu. Ponadto, biuro rachunkowe zlokalizowane w Twoim regionie będzie lepiej zorientowane w lokalnych przepisach oraz specyfice rynku, co może przyczynić się do bardziej efektywnej współpracy.
